Nell’ambito della contabilità, ha assunto un ruolo di primo piano la prima nota.

Si tratta di un documento contabile che contiene tutti i movimenti economici relativi ad un’attività commerciale.

Nello specifico, vengono riportati i movimenti finanziari e le operazioni di un’azienda, ma si può anche tenere traccia di tutti gli eventi esterni che vanno a incidere sulla fiscalità di una ditta, un’impresa o un libero professionista.

I pagamenti ricevuti o le spese in contanti, ad esempio, non avendo una precisa tracciabilità, possono sfuggire al controllo dell’estratto conto bancario.

Ed è qui che entra in gioco la nota di prima cassa che, per l’appunto, tiene in ordine l’intera contabilità e può essere usata anche per preparare le scritture contabili nel libro giornale.

Per comprendere meglio cos’è il registro prima nota è opportuno conoscere la Risoluzione del Ministero delle Finanze n. 9/101 del 9/8/1979, che gli attribuisce i crismi di un vero libro giornale con tanto di validità giuridica e fiscale, quando correttamente numerato e bollato prima dell’uso.

Pur non essendo un documento obbligatorio, la prima nota viene comunemente adottata dale aziende, piccole medie o grandi che siano, poiché aiuta a tenere sotto controllo le spese e i contanti presenti in cassa.

La stessa prima nota può essere inviata al commercialista, che ha quindi uno strumento in più per tenere la contabilità maggiormente in ordine. Per questo motivo è opportuno consegnargliela con cadenza periodica, una volta al mese oppure ogni 3 mesi.

Il commercialista può integrare la prima nota con le altre operazioni di gestione nel periodo relativo alla rendicontazione.

Nello specifico per redigere correttamente una documentazione contabile bisogna avere: l’elenco delle fatture emesse e di acquisto ricevute, il registro della prima nota e tutti gli altri documenti, dalle buste paga alle ricevute fino agli estratti conto, in ordine di data.

Poiché non è un modello standard, non ci sono regole specifiche da seguire per la compilazione. Potrebbe essere sufficiente anche un foglio Excel, dove eventualmente apportare delle modifiche, purché si mantengano linearità e precisione.

Oltre ad essere un ottimo supporto per la contabilità, la prima nota rappresenta un valido alleato anche da un punto di vista strategico.

Avendo una panoramica più ampia delle entrate e delle uscite, infatti, l’azienda può programmare meglio le sue strategie in termini di investimento e di marketing, sempre con un occhio di riguardo al budget.

Altra cosa importante è che la prima nota segua sempre un ordine cronologico, quindi ogni giorno è opportuno aggiornare: data, riferimenti ai documenti originali, descrizione, importo e tutte le altre informazioni pertinenti alla registrazione in partita doppia.

La corretta redazione della prima nota garantisce una contabilità fluida e attendibile, che favorisce un’adeguata determinazione del carico fiscale e consente di adottare la migliore pianificazione fiscale possibile.

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